Tapahtuman toteuttaminen

Verkostoituminen on hyvä perusapu tapahtuman järjestämisessä. Yleensä aina löytyy tahoja, joiden toiminnassa on samanlaisia tavoitteita kuin tapahtumalla, jota olet järjestämässä. Monet tahot voivat myös kannattaa niitä arvoja, joita tapahtumasi välittää.

Yhteistyökumppaneiden etsintä ja rekrytointi

Yhteistyökumppanit tuovat uusia näkökulmia ja monipuolisuutta. Heidän kanssaan voit jakaa vastuuta tapahtuman toteuttamisesta. Heillä saattaa olla myös arvokasta asiantuntemusta esimerkiksi markkinoinnista, taloudesta tai tapahtumien järjestämisestä. Verkostoituminen kokoaa asiantuntijuutta yhteiseksi hyödyksi.

Verkostot syntyvät ja vakiintuvat yleensä hitaasti, yhteisen tekemisen ja muun vuorovaikutuksen myötä. Toisaalta ne muuttuvat ajan kuluessa: syntyy uusia yhteyksiä, vanhoja katoaa, välillä tietyt yhteistyösuhteet aktivoituvat, välillä passivoituvat.

Yhteistyökumppaneita voi etsiä myös nopeasti ja kertaluontoista toimintaa varten. Mieti, keiden tai minkä asiantuntemukselle ja kokemukselle tapahtumassa ja sen järjestämisessä olisi käyttöä. Kuka tai ketkä myös itse saisivat yhteistyöstä jotakin?

Tarkastele paikallisia toimijoita mahdollisina yhteistyökumppaneina. Liittyisikö tapahtumaan yhteisiä intressejä esimerkiksi vammaisjärjestöjen, niiden alueellisten yhdistysten tai neurologisten vammaryhmien kanssa? Entä kansalaisjärjestöjen, urheilu-, liikunta- ja hyväntekeväisyysjärjestöjen, palvelualan yrittäjien, koulujen ja oppilaitosten kanssa? Voisitko ehdottaa yhteistyötä kunnalle tai seurakunnalle?

Yhteistyökumppaneiden etsintää voivat ohjata myös seuraavat kysymykset: Millaista henkilökuntaa tapahtumapaikka edellyttää? Tarvitsevatko osallistujat avustamista esimerkiksi liikkumisessa? Tarvitaanko opaskylteille selkoilmaisun hallitseva tekijä, jotta niistä tulisi ymmärrettäviä ja selkeitä? Pitääkö paikalla olla joku, joka opastaa perheitä suullisesti? Kuka hoitaa tarjoilut ja hankkii raaka-aineet? Kuka olisi sopiva esittelemään tuotteita ja palveluja tapahtumassa? Jos tapahtuma on perheen luontoretki, tarvitaanko mukaan luonto-opas vai ei?

Mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän on tarvetta yhteistyölle. Paikallisten toimijoiden lisäksi sinun kannattaa tietenkin käydä läpi jo olemassa olevaa verkostoasi. Minkä alan ammattilaisia siihen kuuluu ja voisiko heiltä pyytää jopa vapaaehtoista panosta tapahtuman järjestämisessä ja toteuttamisessa?

Yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa keskustella tapahtuman tavoitteista kunnolla ja sopia yhteisistä pelisäännöistä siten, että kaikki mukana olevat ihmiset tietävät ja ymmärtävät ne. Vastuualueista ja työnjaosta on sovittava tarkasti, jotta kaikki tehtävät tulevat hoidetuiksi.

^{Kuva: Malike-toiminta, 2010}

Työnjako

Mitä suurempi tapahtuma, sitä todennäköisemmin tarvitset rinnallesi muita ihmisiä sitä järjestämään. Todennäköisesti muodostat joka tapauksessa jonkinlaisen työryhmän.

On tärkeää, että kukin tietää, mitä juuri hänen pitää tehdä. Listatkaa tapahtuman järjestämiseen kuuluvat työt koko sen elinkaaren ajalta: kuka tekee, mitä ja mihin mennessä? Pohjana toimii tapahtuman kokonaissuunnitelma, jota nyt pilkotte osatehtäviin. Matkan varrella on esimerkiksi tiedottamista ja markkinointia, talouden hoitamista ja monenlaista käytännön tehtävää nikkaroinnista kahvikeittoon ja kirjoittamiseen.

Myös osatehtävät voi tarvittaessa pilkkoa osiin. Tällöin esimerkiksi tiedottamiseen liittyy seuraavia yksityiskohtia, joiden hoitaminen vaatii jonkun henkilökohtaista työpanosta: Kuka vastaa tiedottamisesta kokonaisuudessaan? Kuka suunnittelee lennäkin, kuka monistaa, kuka ottaa yhteyttä tiedotusvälineisiin, kuka antaa lisätietoja ja etsii mahdollisia haastateltavia, kuka on yhteydessä mahdollisiin yhteistyökumppaneihin tai sponsoreihin, ja niin edelleen.

Työryhmän jäsenten on voitava keskittyä rauhassa omiin tehtäviinsä. Se tarkoittaa luottamusta siihen, että muut hoitavat oman osansa. Muita voi tietenkin auttaa ehtimisensä, osaamisensa ja voimavarojensa mukaan. Pääasia on kuitenkin vastata, hyvässä hengessä, että omat tehtävät tulevat hoidetuiksi siten kuin niistä on yhdessä sovittu.

Kokoontukaa aika ajoin päivittämään tilanne: mitä on tehty, mitä tehdään seuraavaksi, mikä on kokonaisarvio tapahtuman järjestämisen edistymisestä.

^{Kuva: Janne Ruotsalainen}

Vastuut

Tapahtuman järjestämiseen kuuluvat juridinen ja toiminnallinen vastuu. Juridisen vastuun kantaminen tarkoittaa, että  lupa- ja turvallisuusasiat ovat kunnossa. Tapahtuman ajaksi pitää ottaa vakuutus, jos sellaista ei muuten ole.

Mikäli tapahtuma järjestetään esimerkiksi koulussa, koulun oma vakuutus voi kattaa tapahtuman, mutta vakuutusasiat on aina varmistettava ja tarkistettava.

Neuvoja saa vakuutusyhtiöstä. Vastuuvakuutus kattaa yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolista kohdanneet henkilö- ja esinevakuutukset. Vakuutus voi myös kattaa järjestäjän vastuun muissa toimissa.

Tapahtuman järjestämiseen kuuluu myös kokonaisvastuu, vaikka tapahtuman järjestäminen olisi pilkottu työnjaon mukaisiin osavastuisiin. Henkilöllä, joka kantaa kokonaisvastuun, on oltava valta päättää tapahtumaan kuuluvista asioista.

Vastuuhenkilö vastaa yleisellä tasolla projektin johtamisesta, suunnittelusta, budjetoinnista, toteutuksesta ja seurannasta. Hän varmistaa, että sovitut asiat toteutuvat, kuten on sovittu. Palaverit, päätökset ja sopimukset on hyvä dokumentoida. Näin voidaan aina tarkistaa, mitä on suunniteltu ja sovittu.

Jos tapahtuma on suuri, sen eri osa-alueille voidaan nimittää yhden vastuuhenkilön sijasta vastuuryhmä. Ryhmässä voi kuitenkin olla yksi henkilö, jonka tehtävänä on töiden delegointi ja koordinointi.

Vastuuhenkilöllä tai -ryhmällä kannattaa olla varasuunnitelma siltä varalta, että alkuperäisestä suunnitelmasta täytyy poiketa. On hyvä miettiä etukäteen, missä ovat suunnitelman ”riskikohdat” ja kuinka ne hoidetaan.

Vastuuhenkilöille voidaan myös nimetä varahenkilöt, tai ainakin kannattaa olla suunnitelma siltä varalta, kuinka toimitaan, jos jostakin osa-alueesta vastannut henkilö esimerkiksi sairastuu ja joutuu jäämään tehtävästään pois.

Luvat ja lait

Tapahtuman järjestäjän on otettava huomioon tapahtuman järjestämiseen liittyvä lainsäädäntö. Seuraavat lait kannattaa tarkistaa tapahtumaa järjestettäessä.

Kokoontumislaki

a) Yleinen kokous – tee poliisille ilmoitus suullisesti tai kirjallisesti ulkona yleisellä paikalla järjestettävästä yleisestä kokouksesta vähintään kuusi tuntia ennen kokouksen alkamista.

b) Yleisötilaisuus – tee kirjallinen ilmoitus järjestämispaikkakunnan poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuutta. Ilmoituksen käsittely maksaa 18 euroa.

Arpajaislaki

Arpajaislaissa säädetään arpajaisten toimeenpanosta ja valvonnasta, tuottojen tilittämisestä ja käyttötarkoituksista sekä käytön valvonnasta. Tavara-arpajaiset saa järjestää varojen hankkimiseksi yleishyödyllisen toiminnan edistämiseen. Tavara-arpajaislupaa haetaan kirjallisesti arpajaispaikkakunnan poliisilaitokselta. Lupapäätös maksaa 50 – 120 euroa.

Rahankeräyslaki

Tarkoituksena mahdollistaa yleishyödyllisen toiminnan rahoittamiseksi järjestettävät rahankeräykset sekä estää epärehellinen toiminta niiden yhteydessä. Rahankeräysluvat antaa toimeenpanopaikan poliisilaitos, ja lupapäätös maksaa 45 – 120 euroa. Rahankeräyksen saa tehdä varojen hankkimiseksi yleishyödylliseen toimintaan.

Elintarvikelaki

Osaamistodistuksen myöntää Elintarviketurvallisuusviraston hyväksymä osaamistestaaja  (esim. hygieniapassi).

Tekijänoikeuslaki

Tekijänoikeus on sillä, joka on luonut kirjallisen tai taiteellisen teoksen, ja se on voimassa 70 vuotta tekijän kuolemasta. Julkaistun teoksen saa esittää julkisesti jumalanpalveluksen ja opetuksen yhteydessä. Julkaistun teoksen saa myös esittää julkisesti tilaisuudessa, jossa teosten esittäminen ei ole pääasia eikä tilaisuutta järjestetä ansiotarkoituksessa eikä siihen ole pääsymaksua.

Ympäristönsuojelulaki

Jos tapahtuma aiheuttaa tilapäistä melua tai tärinää, siitä on tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua.

Lisäksi ulkoilmatapahtumaan tarvitaan aina maanomistajan lupa. Liikuntapaikoille, kuten urheilukentille, kannattaa kysyä lupaa liikuntavirastosta. Kaupunkien ja kuntien omistamiin alueisiin, esimerkiksi katuihin ja puistoihin, haetaan lupa kaupungin tai kunnan kiinteistövirastosta.

Rahoitus eli budjetti

Tapahtuman budjetti sisältää vähintään tapahtuman kulut ja laskelman siitä, kuinka kulut katetaan. Tässä vaiheessa tiedät tapahtumasta jo niin paljon konkreettisia asioita, että pystyt tekemään yhä realistisemman budjetin.

Tiedät esimerkiksi tapahtumapaikan ja sen mahdollisen vuokran; osaat arvioida, paljonko tapahtumaan mahtuu osallistujia ja kuinka monta on realistista odottaa paikalle. Osaat arvioida työntekijämäärän ja tiedät, laskuttaako tilaisuuden juontaja tai vetäjä työstään.  Sinulla on käsitys tarjoilusta ja sen maksullisuudesta. Olet miettinyt tapahtumasta tiedottamista ja tiedät jo senkin, onko tapahtuma ilmainen vai pääsymaksullinen.

Budjettiin kuuluvia kuluja ovat muun muassa:

- markkinointikulut: puhelin, kopiointi, painatus, ilmoitukset

- postitus

- tapahtuman järjestäjien puhelin-, matka- ja postituskulut

- tapahtumapaikan vuokra

- toiminta-, leikki- ja askarteluvälineet

- henkilöstökulut siltä osin kuin yhteistyökumppanit eivät tee vapaaehtoistyötä

- tarjoilu (kahvi, tee, mehu, ruoka ja niin edelleen)

Suurimman palan budjetista haukkaa yleensä tapahtumapaikan vuokra. Tapahtumien järjestäjiltä saatujen kokemusten perusteella edullisimpia ovat koulut, päiväkodit, järjestöjen kurssikeskukset ja seurakuntien leirikeskukset.

Toiminta-, leikki- ja askarteluvälineitä kannattaa lainata tai pyytää lahjoituksina esimerkiksi alan yrityksiltä.

Lastenhoitajat ovat tarpeen lapsiperheiden tapahtumassa. Tehtävään kannattaa kysyä vapaaehtoisia opiskelijoista, seurakuntien isoisista, partiolaisista ja muista nuorista.

Tarjoilun osalta kokemus on osoittanut, että maksullinen ruokailu sopii perheille, jos hinta on kohtuullinen. Ruokailusta voi periä omakustannushinnan esimerkiksi silloin, jos tapahtuma on pääsymaksuton.

Kannattaa sopia tarkasti ja yksiselitteisesti, kuka vastaa budjetin toteutumisesta kokonaisuutena, ja myös mahdolliset osavastuut.

Budjetti kuvastaa melko kattavasti tapahtuman järjestämiseen liittyviä tehtäviä. Vastaako kunkin tehtävän tai työvaiheen tekijä niiden osalta myös budjetista, eli voiko hän tehdä myös taloudellisia päätöksiä ja minkä kokoisissa asioissa? Päättäkää vapauksien ja velvollisuuksien rajoista.

Budjettiin kannattaa kirjata myös mahdolliset tuotto-odotukset sekä suunnitelma mahdollisen voiton käyttämisestä. Tämä saattaa kiinnostaa myös yhteistyökumppaneita, varsinkin niitä, joiden kumppanuus on taloudellista tukea. Ellei budjetista voida tehdä ”riskitöntä”, kannattaa myös miettiä, miten mahdollisesta tappiosta selvitään.

^{Kuva: Janne Ruotsalainen}

Rahoituksen ja tuen hakeminen

Budjetoinnin näkökulmasta yhteistyökumppaneiden etsiminen liittyy talouteen. Seuraavassa listassa on tahoja, joilta voi hakea avustuksia ja tukea tapahtuman järjestämiseen.

Kunnat – harkinnanvaraiset avustukset yleishyödylliseen toimintaan.

OK-opintokeskus – tukee taloudellisesti jäsenjärjestöjensä toimintaa. http://www.ok-opintokeskus.fi/

Rahastot, säätiöt – tarjoavat tukimahdollisuuksia yhdistyksille ja yhteisöille. http://www.saatiopalvelu.fi/, http://www.tukilinja.fi/

Suomen Lions-liitto ry – palvelutoiminta kohdistuu nuorisoon, vanhuksiin, sotaveteraaneihin ja muihin avuntarpeessa oleviin. http://www.lions.fi/

Suomen Rotary – yhteiskuntapalveluun kuuluu stipendien ja apurahojen lisäksi muun muassa nuorison tukeminen, huumeiden vastainen toiminta, luonnonsuojelu, vammaisten auttaminen ja vanhuksista huolehtiminen. http://www.rotary.fi/

Zonta-toiminta – jakaa stipendejä, naisten palvelujärjestö. www.zonta.fi

Yritykset – yrityksiltä voi hakea avustuksia rahana tai hyödykkeinä. Yritykset toivovat usein näkyvyyttä. Yhteiskuntavastuullisuus on yhä tärkeämpi osa yritysten toimintaa.

Suomen evankelis-luterilainen kirkko, seurakuntien diakoniatoiminta – tukea esimerkiksi tilojen saantiin, leireihin, kerhoihin, resursseja henkilöstöön eli esimerkiksi vapaaehtoistyöntekijöitä tapahtumiin.

Varainhankinta, kampanjat – esimerkiksi arpajaiset, myyjäiset, rahankeräykset, lahjoitukset, kampanjat ja tapahtumat. Ota huomioon lainsäädäntö. Esimerkiksi rahankeräyslainsäädäntö, arpajaislaki, verolainsäädäntö ja muut lait kuten huvi-, tietosuoja-, kuluttaja- ja markkinointilainsäädäntö.

Oppilaitokset – opiskelijat voivat osallistua tapahtuman järjestämiseen esimerkiksi avustajina, jos tapahtuman sisältö liittyy heidän opiskeluihinsa. Esimerkiksi lähihoitajaopiskelijat voivat osallistua vapaaehtoisina avustajina toimintavälineitä esittelevään tapahtumaan, tai erä- ja luonto-oppaaksi opiskelevat voivat järjestää ohjelmaa perheiden retkeilytapahtumassa.

Muuta:

- koulujen taksvärkkikeräykset

- opiskelijoiden keräykset, esimerkiksi haalarimerkit

- erilaisten liikuntatapahtumien tuotot

^{Kuva: Janne Ruotsalainen}

Tapahtumasta tiedottaminen

Sinulla ovat koossa kaikki eväät tapahtumasta tiedottamiseen, kun tapahtuman aika, paikka, kohderyhmä ja sisältö ovat tiedossa. Näillä eväillä tiedottaminen käy suoraan kohderyhmälle, mutta myös tiedotusvälineiden kautta.

Kohderyhmälle tiedottamisessa ajoitus on tärkeää: ei liian myöhään eikä liian aikaisin, vaan hyvissä ajoin. Jos perheiden pitää ilmoittautua tapahtumaan, tiedottamiseen tarvitaan enemmän aikaa. Ilmoittautumisen takaraja on yleensä viikko tai kaksi ennen tapahtumaa. Tiedottaminen kannattaa aloittaa viimeistään kuukausi ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

Kun tiedottamisen sisältö on olemassa, tarvitaan enää kanavat, joiden kautta tietoa levitetään perheille ja mahdollisesti myös muille. Tiedottaminen jakautuukin usein kahtaalle: yhtäältä tapahtuman kohderyhmälle tiedottamiseen ja toisaalta tiedottamiseen tiedotusvälineiden kautta, jolloin tavoitetaan monenlaisia yleisöjä. 

Tapahtuman järjestämisen näkökulmasta tiedon on saavutettava alueen lapsiperheet, ja niistä varsinkin ne, joissa on erityistä tukea tarvitseva lapsi. Seuraavassa on muutamia edullisia keinoja kohderyhmän tavoittamiseen.

Henkilökohtainen tapahtumaan kutsuminen on vaikuttavaa markkinointia. Kerro tapahtumasta kaikille, joita kohderyhmästä tunnet ja tavoitat. Pyydä heitä puolestaan kertomaan tapahtumasta omille tutuilleen.

Mitä paikallisempi tapahtuma on, sitä tehokkaampi keino henkilökohtaisesti kertominen on. Juttele kasvokkain, soita, lähetä sähköpostia, käytä sosiaalista mediaa. Mieti, kannattaisiko tapahtumalle perustaa blogi tai avata oma sivu Facebookiin.

Jos kohderyhmä on muutamaa perhettä suurempi, olisiko siitä kuitenkin rajattavissa muutama avainhenkilö, joihin otat henkilökohtaisesti yhteyttä ja joita pyydät levittämään tapahtumasta tietoa?

Monistettu tai sähköinen lentolehtinen on yksinkertainen ja edullinen tiedottamisen keino. Lennäkin ulkoasun pitää olla selkeä, siinä voi käyttää kuvaa ja värejä. Lennäkistä voi käyttää sekä paperista että sähköistä versiota. Sähköisessä muodossa sitä voi lähettää esimerkiksi sähköpostissa. Jos olet Facebookissa tai pidät blogia, voit linkittää lennäkin sivullesi.

Paperiversiota voit jakaa kädestä käteen ja kiinnittää lapsiperheiden suosimien kauppojen ja muiden liikkeiden ilmoitustauluille. Voit myös pyytää, että saat jättää niitä neuvolaan jaettavaksi. Koulun opettajalle voit ehdottaa, että tiedotteen voi laittaa lapsen reissuvihkon mukaan.

Lentolehtisten jakelu perheille toimii yleensä hyvin myös päiväkotien välityksellä. Julkisen sektorin ammattilaisilta voit kysyä myös tiedotteiden monistusapua.

Ota yhteyttä myös järjestöihin ja niiden paikallisyhdistyksiin aluetyöntekijöitä unohtamatta. Viestisi voi tavoittaa tapahtuman kohderyhmän myös niiden tiedotuskanavien ja verkostojen kautta.

Järjestö- ja kansalaistalojen verkostojen kautta tieto lapsiperheiden tapahtumasta tavoittaa kohteensa yleensä hyvin. Tällaisia verkostoja ovat esimerkiksi Jaatiset ja Leijonaemot. 

Tiedotusvälineiden kautta tiedottaminen

Voit tarjota paikalliseen sanomalehteen ennakkojuttua tapahtumasta. Ennakkojuttua kutsutaan puffiksi. Voit kirjoittaa sen itse tai ottaa yhteyttä toimitukseen ja kuvailla aiheen niin kiinnostavaksi, että toimittaja innostuu tekemään siitä jutun itse. Läpimenoa saattaa auttaa, jos etsit haastateltavaksi kohdejoukkoon kuuluva perheen tai vanhemman.

Jos haluat tapahtumallesi muutakin kuin ennakkojulkisuutta, kutsu tiedotusvälineet seuraamaan tapahtumaa ja auta niitä löytämään paikalta haastateltavia. Jotta faktat menisivät jutussa oikein, laadi etukäteen tiedote tai lista, josta selviävät tapahtumaan liittyvät perustiedot.

Voit ottaa yhteyttä myös paikallisradioon tai -televisioon, jos alueellasi sellainen on. Suurimmilla paikkakunnilla on myös valtakunnallisten viestinten aluetoimituksia. Näillekin voit ehdottaa ennakkojuttua ja/tai juttua paikan päältä.

Kun tarjoat tapahtumasta juttua tai kutsut toimittajan jutuntekoon, varaudu perustelemaan, miksi aihe ja/tai tapahtuma on tärkeä. Miksi siitä pitäisi kertoa yleisölle? Tästä voit etsiä jonkun asianosaisen antamaan tarvittaessa haastattelun. Ihmisten arki ja sen konkreettiset asiat koetaan yleensä kiinnostaviksi varsinkin silloin, jos niistä löytyy jokin yleisinhimillinen, monia ihmisiä koskettava piirre.

Jotkut sanomalehdet ja paikallisradiot julkaisevat ilmaiseksi lyhyitä menotietoja ja -vinkkejä. Jos tapahtumasi luonteeseen sopii, voit toimittaa siitä tiedot myös näin julkaistaviksi.

Lehteen voi laittaa myös maksullisen ilmoituksen. Mieti silloin, onko se syytä laittaa mieluummin paikallis- kuin maakuntalehteen, vai olisiko ilmoitus jonkin järjestön lehdessä toimiva ratkaisu.

Kerro tapahtuman perustiedot

Kun tapahtumasta tiedotetaan mahdollisille osallistujille, perustietoja ovat:

-          mitä tapahtuu, missä ja mihin kellonaikaan

-          tapahtuman sisältö ja tavoitteet pääpiirteissään, ei kuitenkaan liian yksityiskohtaisesti, jotta ohjelmaa voi tarvittaessa muuttaa osallistujien odotuksia häiritsemättä

-          paikka: esteettömyys, esteet ja muut olosuhteet, ollaanko sisällä, ulkona, kaupungissa, metsässä, onko uinti- tai saunomismahdollisuus, ja niin edelleen

-          tarvittava vaatetus ja muut varusteet

-          tarvitaanko omat eväät

-          mahdollinen tarjoilu ja sen hinta, jos se on maksullista

-          onko tilaisuus maksullinen vai maksuton

-          kuka antaa lisätietoja

-          ilmoittautumisohjeet, ilmoittautumisen viimeinen päivämäärä ja yhteystiedot

-          tapahtuman järjestäjät

Turvallisuus

Vakuutusten tarkistaminen ja ottaminen ovat osa tapahtumaan ja sen järjestämiseen liittyvää turvallisuutta. Turvallisuutta on myös selkeä työn- ja vastuunjako sekä toimintaohjeet poikkeavien tilanteiden varalle.

Tuoteturvallisuuslaki ja kuluttajaviraston ohjeet edellyttävät, että tapahtumaa järjestävien yhteisöjen, järjestöjen ja yhdistysten on laadittava turvallisuussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelma kattaa aina toiminnallisen ohjelman sekä itse toiminnan. Turvallisuussuunnitelmasta vastaa tapahtuman järjestäjä, ja sitä valvoo terveystarkastaja.

Pelastussuunnitelma puolestaan sisältää kiinteistöjen sekä niiden pihapiirien ja lähiympäristöjen alueet ja siitä vastaa kiinteistön haltija. Valvojana toimii palo- ja pelastusviranomainen.

Turvallisuussuunnitelma sisältää seuraavat tiedot

-          tapahtuman aika ja paikka

-          mitä ja missä tehdään

-          osallistujien todellinen tai arvioitu määrä

-          olosuhteet ja huomioitavat asiat

-          toimijoiden vastuualueet

-          pääjärjestäjä

-          toimijoiden yhteystiedot

-          suunnitelma ja varasuunnitelma toiminnasta

-          lähin sairaanhoidon päivystys, sen osoite, puhelinnumero ja päivystysaika

-          yleinen hätänumero

-          kuka on ensiapuvastaava

Tapahtuman turvallisuutta voi lisätä monin tavoin. Turvallisuutta edistävät esimerkiksi selkeät opasteet, selkeä ohjaus ja neuvonta, hyvä hygienia ruokapalveluissa, ensiapuvalmius, järjestyksenvalvonta ja ympäristön turvallisuus.

Paikka, johon tulee pieniä lapsia, ei saa olla heille vaarallinen. Jos tapahtumapaikkana on esimerkiksi järven rannalla sijaitseva leirikeskus, on huolehdittava siitä, etteivät lapset pääse putoamaan veteen.

Etukäteen turvallisuutta voi edistää kertomalla osallistujille riittävästi olosuhteista ja tapahtumapaikasta sekä siitä, millainen varustus osallistujilla olisi suositeltava.

Turvallisuutta luo myös järjestäjien yhtenäinen pukeutuminen tai muu merkitseminen. Osallistujat näkevät helposti, keneltä voi pyytää apua. Jos tapahtumassa on mukana ohjelmapalveluyrittäjä, hänellä pitää olla turvallisuussuunnitelma omasta toiminnastaan.