Tapahtuman arviointi ja palaute

Tapahtuman arvioinnista ja palautteiden keräämisestä ja käsittelystä on monenlaista hyötyä. Palaute kannattaakin käsitellä huolellisesti. Se auttaa arvioimaan, saavutettiinko tavoitteet ja kuinka käytännön järjestelyt onnistuivat. Palaute antaa pohjaa myös tapahtuman kehittämiselle.

Arviointia ja palautteiden käsittelyä helpottaa, jos tapahtumalle on suunnitteluvaiheessa kirjattu selkeät tavoitteet. Niiden pohjalta voidaan asettaa kysymykset, joihin palautteen avulla haetaan vastauksia. Vastauksia voidaan sitten verrata suoraan tavoitteisiin.

Arviointia ja palautetta voidaan hyödyntää  tapahtuman kehittämisessä, jos siitä muodostuu toistuva. Saatuja tietoja voidaan myös soveltaa muiden tapahtumien järjestämisessä. Palautteita käsiteltäessä saattaa syntyä uusia ideoita.

Henkilökohtaisella tasolla arvioinnin ja palautteiden välityksellä voi oppia uusia asioita omista toimintatavoistaan, heikkouksistaan ja vahvuuksistaan – itsetuntemus tapahtuman järjestäjänä kasvaa. 

Palautteen kerääminen on syytä suunnitella huolellisesti: Keneltä palautetta pyydetään, miten ja milloin, kuinka kauan palautteen antaminen saa kestää, miten se on koottavissa arviointiin? Kuka kokoaa, ketkä käsittelevät, miten raportoidaan?

Miten palautetta kerätään?

Tapahtuman laatu ja luonne vaikuttavat palautteen keräämiseen. Mitä suurempi tapahtuma, sitä suuremmat ovat vaatimukset keräämisen tehokkuudelle: kysymisen ja vastaamisen pitää olla helppoa ja sujuvaa. 

Pienissä tapahtumissa palaute voi olla yksityiskohtaisempaa ja sen antaminen voi kestää kauemmin. Helppous pitää kuitenkin säilyttää.

Vertailukelpoista palautetta saadaan, jos samantyyppisissä tapahtumissa kerätään palaute aina samalla tavalla ja samoin kysymyksin. Silloin voidaan arvioida tapahtuman kehittymistä ja kehityksen suuntaa.

Huolehdi siitä, että kaikki ne, joilta palautetta halutaan, pääsevät sitä myös antamaan. Ota huomioon, että kaikki eivät ehkä voi antaa palautetta samalla tavalla. Esimerkiksi kirjoittaminen voi olla joillekin vaikeaa, toisille taas puhuminen.

Palautteen keräämisessä voit käyttää luovuutta. Sanallisen palautteen sijasta tai rinnalla voivat toimia esimerkiksi hymiöt ja ”myrtiöt”, eriväriset pallot, kuvat ja janat.

Aina palautetta ei tarvitse kerätä tapahtumassa. Osallistujat voivat antaa palautetta jälkikäteen esimerkiksi avoimen päiväkirjan tai sähköpostin avulla, ja kyselylomakkeeseenkin voi vastata jälkikäteen. Tällöin on kuitenkin tärkeää asettaa päivämäärä, johon mennessä lomake pitäisi palauttaa.