Tapahtuma alkaa nyt
Kuva:Malike-toiminta, 2010
Onneksi olkoon, tapahtumasta tuli totta! On aika keskittyä valppaasti nykyhetkeen.
Tapahtuman sujuvuudelle on tärkeää, että tapahtumapaikalla on henkilö, jolla on kokonaisvastuu tapahtumasta ja että kaikki tapahtumassa töissä olevat ihmiset tietävät, kuka hän on ja miten häneen saa yhteyden. Hän on se henkilö, joka viime kädessä pitää langat käsissään, reagoi muutoksiin ja tekee nopeat, paikan päällä tarvittavat päätökset.
Jos tapahtuma on parin perheen nuotioretkeä suurempi, tapahtuma kannattaa jakaa vastuualueisiin: joku hallitsee ruokailun ja tietää, mitä sen piirissä tapahtuu, toinen vastaa turvallisuudesta, kolmas ohjaa autolla saapuvia perheitä parkkipaikalla, neljäs ja viides neuvovat tapahtumassa, mistä löytyvät vessat, ruokailu ja ohjelmaan kuuluvat paikat.
Kuudes vastaa siitä, että lastenhoito pelaa ja seitsemäs on ottanut harteilleen palautteen keräämisen. Kahdeksas huolehtii lastenhoidon ja leikityksen sujumisesta esimerkiksi silloin, jos vanhemmilla on omaa ohjelmaa. Ohjelmavastaava huolehtii siitä, että ohjelman vetäjät ja esiintyjät tietävät, missä heidän pitää mihinkin aikaan olla ja että ohjelma pysyy aikataulussa. Ja niin edelleen.
On hyvä, jos tapahtumalla on selkeä aloitus. Tapahtuman vetäjä tai juontaja toivottaa perheet tervetulleiksi. Hän voi kertoa myös tapahtuman tavoitteista ja taustasta. Lisäksi hänen kannattaa esitellä itsensä ja muut työntekijät ja heidän tehtävänsä. Näin osallistujat tietävät, kenen tai keiden puoleen he voivat tarvittaessa kääntyä. Avauksessa on hyvä käydä myös ohjelma läpi lyhyesti, vaikka se olisi jaettu monisteena osallistujille tai olisi esillä esimerkiksi julisteena.
Avauksessa kannattaa käydä läpi myös tärkeimmät kellonajat, myös tarkka lopetusaika. Näin perheet voivat tarvittaessa tilata esimerkiksi taksin ajoissa paikalle. Ruokailuun liittyvät ajat ovat myös tärkeitä, samoin tiedot välipaloista ja siitä, mistä löytyy juomista.
Perheiden toimintaa helpottaa, jos tapahtuman aloituksessa kerrotaan paikan esteistä ja esteettömyydestä sekä siitä, mistä, miten ja keneltä esteiden kohdalla saa apua. Myös wc-tilojen sijainti kuuluu tärkeisiin tietoihin. Perheille kerrotaan myös, miten ja missä vaiheessa he voivat antaa palautetta.
Avauksen lopuksi perheitä voi tutustuttaa toisiinsa jollakin sopivalla keinolla. Jos tapahtuma on pieni, perheet voivat esitellä itsensä. Suuremmissa tapahtumissa tutustuminen voi käydä esimerkiksi pelien tai pienten kilpailujen avulla.
Tapahtuman lopuksi kerätään palaute. Jos palaute kootaan vasta tapahtuman jälkeen, menettelystä kerrotaan perheille selvästi. Osallistujia kannattaa rohkaista palautteen antamiseen etenkin silloin, jos palaute toimitetaan tapahtuman järjestäjille myöhemmin.
Lopuksi voidaan kertailla lyhyesti päivän huippuhetkiä tai tärkeintä antia. Kun vetäjä vielä on kerrannut kaiken, mitä jatkosta on sovittu, on aika kiittää ja toivottaa hyvää kotimatkaa.
Vanhempien ja lasten omat ohjelmat
Lapsiperheiden tapahtuman tavoitteet voivat edellyttää, että vanhemmilla on tapahtumassa oma erillinen tilaisuutensa. Täksi ajaksi lapsille pitää järjestää omaa tekemistä. Kummankin osuuden sisältö pitää valmistella huolellisesti ja molemmille on nimettävä oma vastuuhenkilönsä.
Vanhempien osuuden sisältö muokataan tapahtuman tavoitteen mukaan. Tavoitteita voivat olla esimerkiksi jatkotapaaminen tai vertaisryhmän perustaminen. Tällaiset tavoitteet edellyttävät, että perheet antavat vastuuhenkilölle yhteystietonsa. Vanhempien oma tilaisuus kannattaa aloittaa jännitystä vähentävällä tutustumisella.
Lasten osuus on syytä toteuttaa mahdollisimman lähellä vanhempien tilaa ja turvallisuussyistä sisätiloissa. Mukaan tarvitaan vastuuaikuisia ja riittävästi lastenhoitajia. Määrä ja tarve riippuvat lasten lukumäärästä, ikäjakaumasta sekä erityislasten avun ja tuen määrästä. Nämä tiedot on saatu selville ennakkoilmoittautumisen yhteydessä.
Lasten osuudessa tarvitaan toimintavälineitä esimerkiksi piirtämiseen, askarteluun, leikkimiseen, lauluihin ja pelaamiseen. Leikeissä ja peleissä pitää ottaa huomioon erityislasten toimintakyky.
Jos tilaisuus kestää noin tunnin, tarvikkeita ei tarvita kovin paljon. Lauluilla ja leikeillä pärjää pitkälle.
Esimerkki tapahtuman kulusta
Esimerkkinä on perhetapahtuma, jonka tavoitteena on synnyttää perheiden yhteistä toimintaa. Tapahtuman ohjelma etenee seuraavasti:
- tutustuminen, tutustumistehtävä, kesto noin 15 – 30 min.
- perheiden yhteistä touhua: pelejä, leikkejä, rastitehtäviä ja/tai kilpailua pienissä ryhmissä, kesto 1 – 1,5 tuntia
- välipala, kesto noin 30 min.
- aikuisten ohjattu osuus, eli keskustelua jatkotoimista, kesto noin 1 tunti
- lasten ohjattu toimintaosuus samaan aikaan toisessa tilassa
- tapahtuman lopetus
Järjestäjiä tarvitaan niin monta, että jokaisen osallistujaperheen kanssa on mahdollista olla henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa edes lyhyesti.
Peleistä ja leikeistä
Perheiden yhteisen osuuden tavoite on tutustuttaa perheet toisiinsa. Osallistujat voidaan esimerkiksi jakaa pienryhmiin niin, että saman perheen vanhemmat ovat eri ryhmissä. Ryhmille annetaan tehtäviä ja ne käyvät keskenään pientä kilpailua. Tehtävät on hyvä valita niin, että pienimmätkin osaavat niitä ja myös perheen erityislapset voivat osallistua.
Perhetapahtumissa käytettyjä lajeja ovat esimerkiksi metsägolf, karkinheitto ämpäriin, puhallus- tai tarratikka, joukkue-frisbee pehmoversiona, keilailu, hernepussin tarkkuusheitto ja saappaanheitto. Välineistö on yksinkertaista ja edullista. Välineitä voi lainata tai valmistaa itse. Neuvoja on esimerkiksi Malikkeen kotisivulla osoitteessa www.kvtl.fi/fi/malike
Pelejä ja leikkejä voit etsiä myös netistä ja kirjoista. Netistä voit käydä katsomassa esimerkiksi www.nuorisuomi.fi ->vanhemmille. Netissä aineistoa voi etsiä hakusanoilla ”pelit ja leikit”. Metsäseikkailun tehtävissä voi olla luontoaiheita, esimerkiksi: ”Listatkaa mahdollisimman monta t-kirjaimella alkavaa ja Suomessa pesivää lintulajia.” Hannele Koivusen ym:n kirja Jäniksen selässä: repullinen luontoleikkejä (2004) tarjoaa runsaasti hauskoja ideoita luonnossa järjestettävän perhetapahtuman ohjelmaan.
