Ideasta tapahtuman suunnitteluun

^{Kuva: Janne Ruotsalainen, 2010}

Suunnittelussa vastaat kysymykseen, miten tapahtuma käytännössä järjestetään, missä aikataulussa mitäkin tehdään ja kuka tekee. Käytä suunnitteluun reilusti aikaa. Mitä huolellisempi  ja konkreettisempi suunnitelma on, sitä paremmat mahdollisuudet tapahtumalla on onnistua.

Älä kuitenkaan huolestu, jos suunnitelma elää matkan varrella, se kuuluu asiaan. Kunnollinen perussuunnitelma auttaa kuitenkin aina näkemään kokonaisuuden: tuo muuttuu, tämä hoidetaankin näin, mutta nuo jutut toimivat tuollaisinaan, homma hanskassa.

Lapsiperheiden tapahtuman suunnitteleminen lasten ehdoilla edistää kaikkien viihtymistä. Lasten ehdoilla suunniteltu tapahtuma on toiminnallinen, ja se sisältää tekemistä, johon koko perhe voi osallistua yhdessä.

Jos tapahtuman tavoitteena on jatkaa perheiden yhteistoimintaa sen jälkeen, järjestä päivän lomaan vanhemmille oma, ohjattu tilaisuus, jossa he voivat jutella ja sopia jatkosta. Tällä välin lapsille tarvitaan omaa ohjelmaa, eli suunnittele lastenhoito, leikitykset ja ohjaajien rekrytointi.

Kenelle?

Kun ryhdyt määrittelemään perhetapahtuman tavoitteita, tarkenna, keille tapahtuma on tarkoitettu. Onko se perheille yleensä vai niille perheille, joissa on erityistä tukea tarvitseva lapsi? Onko se pienten lasten perheille vai perheille, joissa on kaikenikäisiä lapsia?

Kohderyhmän valinta vaikuttaa tavoitteiden asetteluun, mutta liike on kaksisuuntainen: tavoitteiden määrittely vaikuttaa siihen, keitä tapahtumaan  osallistuu. Kohderyhmän ja tavoitteiden määrittely kulkevatkin käsi kädessä.

Kohderyhmän valinta vaikuttaa myös siihen, missä ja millaisena tapahtuma toteutetaan. Esimerkiksi luonnossa toteuttava tapahtuma erityislasten perheille voi edellyttää ympäristöltä esteettömyyttä, kuten esteetöntä kuivakäymälää ja keittokotaa sekä riittävän tasaista maastoa.

Määrittele tavoitteet

Tapahtuman tavoitteet voivat olla monenlaisia sen mukaan, kuka tai mikä tapahtuman järjestäjänä on. Yksittäisen ihmisen tavoitteet ovat ehkä erilaisia kuin yhdistyksen. Haluatko järjestää perheille virkistystä ja mahdollisuuden tutustua toisiinsa, vai onko tavoitteena kenties tiedottaminen jostakin asiasta, joka koskee erityistä tukea tarvitsevien lasten perheitä?

Yhdistykselle tapahtuma voi merkitä muun muassa oman toiminnan esittelyä sekä jäsenhankintaa ja näkyvyyden lisäämistä, jäsenten aktivointia, uusien tuotteiden ja palveluiden markkinointia tai vaikkapa järjestön työntekijöiden ja jäsenten tutustuttamista toisiinsa.

Yhdistys tai yhteisö voivat kertoa tapahtuman avulla uusista asioista, mutta myös vahvistaa jo olemassa olevaa. Toimintavälineiden esittely- ja kokeilutilaisuudet antavat perheille usein uutta tietoa, kun taas vuotuiset konsertit ja myyjäiset ylläpitävät perinnettä ja yhteisöllisyyden jatkuvuutta.

Tapahtuman tavoitteet eivät välttämättä sulje toisiaan pois. Voihan olla, että vaikka tapahtumasi tavoite olisi perheiden virkistys, tapahtumassa vaihtuvat myös tiedot ja kokemukset tai yhteisö saa uusia jäseniä. Päätavoitteiden kirkastaminen itsellesi ja yhteistyökumppaneillesi auttaa kuitenkin pysymään asiassa, rajaamaan napakasti ja perustelemaan tulevia valintoja ja päätöksiä.

Konkreettiset tavoitteet auttavat pitämään projektin hallussa. Kun jatkossa teet valintoja ja päätöksiä, voit epävarmoissa tilanteissa palata tavoitteisiin ja kysyä itseltäsi, kuinka eri vaihtoehdot palvelevat tavoitteiden saavuttamista.

Etsi paikka

On tärkeää, että päätät tapahtuman ajan ja paikan hyvissä ajoin. Kun tiedät, millaisessa paikassa ja ympäristössä tapahtuma järjestetään, sinun on helpompi miettiä myös ohjelmaa sekä paikalla tapahtuvaa yleisön opastusta ja ohjausta. Nyt myös eri tehtäviin ja paikkoihin tarvittavien työntekijöiden määrä on helpompi arvioida.

Paikan on sovelluttava kohderyhmälle ja tuettava tapahtuman tavoitteiden saavuttamista. Jos kohderyhmän on vaikea saapua paikalle, tavoitteet voivat jäädä toteutumatta. Ota huomioon esimerkiksi esteettömyys ja liikennöinti: onko tarkoitus, että osallistujat tulevat tapahtumaan omilla autoilla vai julkisilla kulkuvälineillä? Pääsevätkö myös pyörätuolien käyttäjät paikalle? Millä keinoin liikkumisessa erityistä tukea tarvitseva henkilö pystyy osallistumaan tapahtumaan? Miten nuo keinot mahdollistetaan?

Lapsiperheiden tapahtumassa on joitakin yksityiskohtia, joihin kannattaa paikkaa valittaessa kiinnittää huomiota. Onko lapsille tilaa touhuta? Jos tapahtuma järjestetään taivasalla, voidaanko ohjelma tai varaohjelma toteuttaa sateen sattuessa sisällä? Jos ohjelmassa on lapsille oma osuus, voidaanko se järjestää sisätiloissa? Onko paikka turvallinen pienillekin lapsille? Miten siellä voidaan huolehtia turvallisuudesta?

Päätä ajankohta

Ajankohdan valintaan vaikuttavat sekä tapahtuman sisältö että kohderyhmä. Esimerkiksi pikkulasten perheet osallistuvat todennäköisemmin viikonloppuna kuin arki-iltana, ja ehkä mieluummin päivällä kuin iltamyöhään, ellei myöhäinen ajankohta ole osa tapahtuman luonnetta.

Kesälomilla ja muiden pitkien vapaiden aikana osa perheistä matkustaa, joten silloin mahdollisten osallistujien määrä voi olla tavallista pienempi.

Jos tapahtumaan halutaan mukaan esimerkiksi kuntien vammaisasioista vastaavia ammattilaisia, he osallistuvat luultavammin virka-aikana kuin viikonvaihteessa tai joululomalla. Ota huomioon loma-ajat, vuodenaika ja vuorokauden aika.

Tee aikataulu

Kun olet löytänyt sopivan ajankohdan, aikatauluta tapahtuman järjestäminen kokonaisuudessaan. Olet varmasti miettinyt aikataulua tähänkin asti, mutta nyt on aikataulun päivityksen paikka.

Jatkossakin aikataulu elää ja päivittyy, mutta isot linjat kannattaa lyödä lukkoon heti, kun se on mahdollista. Nyt voit lähteä kerimään aikataulua tapahtumapäivästä taaksepäin: missä vaiheessa tapahtumasta on tiedotettava, mihin mennessä budjetin on oltava valmiina, milloin viimeistään on otettava yhteyttä mahdollisiin yhteistyökumppaneihin ja niin edelleen.

Aikatauluta myös tapahtuman jälkeen ajoittuvat tehtävät, kuten mahdollisten palkkioiden ja matkakorvausten maksaminen ja muut talouteen liittyvät asiat, palautteen käsittely ja raportointi, yhteenveto- ja palautekokous järjestelyssä mukana olleiden kesken ja niin edelleen.