Näin tapahtuma onnistuu
Teksti: Tuula Puranen, Kuva: Malike-toiminta, 2010
Perhetapahtuman voi järjestää kuka tahansa asiasta kiinnostunut, esimerkiksi äiti, isä, vapaaehtoistoimija tai työnsä vuoksi asiasta innostunut ammattilainen. Tapahtuman järjestäminen helpottuu muutaman perusasian hallitsemisella. Perusasiat on pelkistetty tähän oppaaseen. Lisätietoa voit etsiä oppaassa annettujen linkki- ja lähdevinkkien avulla.
Oppaan ajatus on, että tapahtuman kohderyhmänä ovat perheet, joissa on erityistä tukea tarvitseva lapsi. Sitä voi kuitenkin soveltaa myös muiden kohderyhmien tapahtumien järjestämiseen.
Pääset seuraavista linkeistä suoraan otsikossa esiteltyyn asiaan.
1. Alussa on idea tapahtumasta
2. Ideasta tapahtuman suunnitteluun
6. Tapahtuman arviointi ja palaute
7. Lisätietoa tapahtumien järjestämisestä
Tapahtuman järjestäminen on prosessi, jonka vaiheet etenevät osin päällekkäin. Esimerkiksi ideoinnin yhteydessä tulee usein mietittyä alustavasti myös kohderyhmää, yhteistyökumppaneita ja markkinointia. Voit ajatella tapahtuman järjestämisen projektiksi, joka alkaa ideasta ja etenee tapahtuman suunnitteluun, toteuttamiseen ja jälkihoitoon. Suunnittelu sisältää muun muassa kohderyhmän, tavoitteiden ja aikataulun määrittelyn.
Mitä pidemmälle suunnitelma etenee, sitä enemmän se näyttäytyy konkreettisina tehtävinä. Etsitään yhteistyökumppaneita, käydään katsomassa mahdollisia tapahtumapaikkoja, soitetaan puheluja, kirjoitetaan sähköposteja, keskustellaan ohjelmasta, sovitaan työnjako, suunnitellaan ruokalistaa ja välipaloja ja arvioidaan kahvin menekkiä, käydään tukussa, lasketaan rahoja, tarkistetaan ensiapulaukut ja laastarit, hankitaan maalia opasteiden tekemiseen, kirjoitetaan esittelytekstejä ja monistetaan palautelomakkeita, , ja niin edelleen.
Tapahtuman järjestäminen huipentuu sen läpivientiin tiettynä aikana tietyssä paikassa. Jälkihoitoon kuuluu palautteiden kerääminen ja käsittely sekä tapahtuman arviointi.
Tämä opas perustuu pääosin Malikkeen ja Vertaansa Vailla -projektin kokemuksiin, ja se on kirjoitettu Kehitysvammaisten Tukiliiton perhetyöryhmän aloitteesta. Aineistoon perustuva koulutus on alkanut eri puolilla Suomea syksyllä 2010.
